افزایش بهره‌وری و کاهش هزینه‌ها؛ چگونه سیستم تلفن گویا (IVR) کسب‌وکار شما را متحول می‌کند؟
یکی از مهم‌ترین اقداماتی که در سال‌های اخیر در زمینه تسهیل فرایند مشتری مداری صورت گرفته، راه اندازی سیستم تلفن گویا (IVR) است.
حتماً تجربه کرده‌اید که هنگام تماس با پشتیبانی یک شرکت یا رزرو نوبت، با یک صدای ضبط‌شده روبه‌رو شوید. این صدا با پرسش‌های از پیش تعیین‌شده، شما را به انتخاب گزینه‌ای از منوی صوتی هدایت می‌کند تا به سرعت به بخش موردنظرتان متصل شوید. این فناوری هوشمند و کارآمد که تجربه تماس شما را ساده و سریع می‌کند، سیستم تلفن گویا (IVR) نام دارد.
سیستم منشی تلفنی پویا (IVR) چیست؟
یکی از مهم‌ترین اقداماتی که در سال‌های اخیر در زمینه تسهیل فرایند مشتری مداری صورت گرفته، راه اندازی سیستم تلفن گویا (IVR) است. منشی تلفنی گویا یا پاسخ صوتی تعاملی، یکی از قابلیت‌های نرم‌افزارهای مدیریت مرکز تماس است که به مشتریان این امکان را می‌دهد تا از طریق سناریوهای از پیش تعیین‌شده، بدون صحبت با اپراتور به اطلاعات مشخصی مانند شماره فاکتور، مانده حساب و اطلاعات ثبت‌شده در CRM دسترسی داشته باشند و یا از طریق انتخاب گزینه‌های منو در صفحه کلید، آنها را به بخش مورد نظر وصل می‌کند.
منشی تلفنی گویا چه مزایایی برای کسب‌وکارها دارد؟
بهبود خدمات مشتری
سیستم تلفن گویا این قابلیت را دارد که پس از پایان مکالمه و با ایجاد نظرسنجی، نظرات مشتریان را جمع‌آوری و ثبت و تحلیل کند. بر اساس امتیازهای ذخیره شده و نتایج تحلیل عملکرد، نقاط ضعف شرکت در ارائه خدمات مشخص‌شده و امکان بهبود خدمات آسان‌تر می‌شود.
ارائه خدمات ۲۴ ساعته به مشتریان
سیستم تلفن گویا ارائه خدمات مشتریان در هر ساعت از شبانه‌روز را امکان‌پذیر می‌سازد؛ حتی زمانی‌که کارشناسان مرکز تماس در دسترس نیستند. این فناوری می‌تواند در خارج از ساعات کاری نیز اطلاعات کلی و اولیه را در اختیار تماس‌گیرندگان قرار دهد.
صرفه جویی در زمان
با استفاده از سیستم هوشمند IVR، مشتریان می‌توانند با صرف زمان کمتر، به اطلاعات بیشتری دسترسی پیدا کنند. آنها در بسیاری از مواقع، بدون نیاز به توضیح مشکلات یا طرح سوالات خود، پاسخ خود را از این سیستم دریافت می‌کنند.
صرفه جویی در هزینه
از هزینه‌های رایج برای سازمان‌ها، می‌توان به هزینه منابع انسانی و هزینه برقراری تماس اشاره کرد. منشی تلفنی گویا می‌تواند به کسب‌وکارها کمک کند تا هزینه برقراری تماس و نیز هزینه‌های نیروی کار خود را کاهش داده و بهره‌وری را افزایش دهند.
شخصی‌سازی کردن خدمات
شخصی‌سازی خدمات یا پیام برای مشتری، به او حس ارزشمندی و اعتبار می‌دهد. کسب‌وکارها می‌توانند براساس کمپین یا فعالیت‌های مشتری، سیستم صوتی خود را تنظیم کنند. این قابلیت، هم کسب‌وکار را از رقبای خود متمایز می‌کند و هم تجربه جالبی برای مشتری رقم می‌زند.
بهبود تصویر برند
استفاده از منشی تلفنی گویا به شرکت شما تصویری حرفه‌ای می‌بخشد که این مورد برای استارت‌آپ‌ها و به‌ویژه شرکت‌های کوچک‌تر می‌توانند اهمیتی ویژه داشته باشد. حتی اگر فقط چند کارمند داشته باشید، منشی تلفنی گویا کمک زیادی به مدیریت زمان تیم کوچک شما می‌کند تا مشتریان را مستقیم به بخش مربوطه مانند فروش، پشتیبانی یا بازاریابی متصل کنید.
افزایش رضایت مشتری
با استفاده از یک سیستم IVR کاربردی و قابل اعتماد، مشتریان شما هرگز به کارشناس یا بخش اشتباه هدایت نمی‌شوند. این یعنی می‌توان با سرعت بیشتری برای حل مشکل مشتری اقدام کرد که باعث صرفه‌جویی در زمان و افزایش رضایت مشتری می‌شود.
چه کسب‌وکارهایی به IVR نیاز دارند؟
کسب‌وکارهایی مانند فروشگاه‌های آنلاین، کلینیک‌های پزشکی و شرکت‌های خدماتی که روزانه با حجم بالایی از تماس‌های مشتریان سروکار دارند، به سیستم تلفن گویا (IVR) نیاز ضروری دارند. این فناوری با خودکارسازی پاسخگویی و هدایت سریع تماس‌ها به بخش‌های مربوطه، زمان انتظار مشتریان را کاهش می‌دهد و بهره‌وری را افزایش می‌دهد. استفاده از IVR نه تنها هزینه‌های عملیاتی را کم می‌کند، بلکه تجربه‌ای حرفه‌ای و رضایت‌بخش برای مشتریان به ارمغان می‌آورد.
الوویپ؛ راهکاری جامع برای ارتقای مدیریت ارتباط با مشتری
یکی از امکانات و قابلیت‌های نرم‌افزار مدیریت مرکز تماس الوویپ، IVR هوشمند است. به کمک منشی تلفنی گویای الوویپ، شما می‌توانید سناریوهای مختلفی برای پاسخگویی به مشتریان خود داشته باشید. به عنوان مثال برای جلوگیری از اتلاف وقت مشتریان و همچنین پرسنل مجموعه، این امکان برای شما وجود دارد تا سوالات و موارد پر تکرار مشتریان را از طریق این سیستم به اطلاع آنها برسانید.
در نهایت انتخاب یک نرم‌افزار کارآمد مدیریت مرکز تماس نیاز به بررسی و مشاوره مناسب دارد. دعوت می‌کنیم جهت آشنایی با امکانات الوویپ و دریافت مشاوره رایگان خرید نرم‌افزار مدیریت مرکز تماس و راهکار مناسب با شرایط کسب‌وکارتان، حتما با کارشناسان ما در الوویپ (49245-021) تماس بگیرید.
