یکپارچه‌سازی فرآیندهای بازرگانی؛ پاسخ سیستم بازرگانی پارمیس استار به نیاز مدیران
در شرکت‌های بازرگانی، ثبت سفارش و صدور فاکتور تنها بخشی از کار است. وقتی اطلاعات خرید، فروش، موجودی و دریافت و پرداخت‌ها هماهنگ نباشند، پیگیری سفارش‌ها و محاسبه سود دشوار می‌شود. نرم‌افزار بازرگانی پارمیس استار با ارتباط میان این فرآیندها و امکان مدیریت شعب، بازاریاب‌ها و کانال‌های فروش، به مدیران کمک می‌کند تصمیم‌های خود را بر پایه اطلاعات منظم‌تری بگیرند.
مشتری برای خرید کالایی تماس می‌گیرد و کارشناس فروش موجودی را تأیید می‌کند؛ اما چند ساعت بعد مشخص می‌شود همان کالا برای سفارش دیگری کنار گذاشته شده است. هم‌زمان واحد خرید منتظر فهرست اقلام موردنیاز است و حسابدار باید دریافت‌های مشتریان را با فاکتورهای ثبت‌شده تطبیق دهد. در یک شرکت چندشعبه‌ای، این اتفاق‌ها ممکن است هر روز و در چند محل تکرار شوند.
اتصال خرید، فروش و انبار رایج است؛ چالش، هماهنگی سفارش‌های رزروشده، تسویه‌ها و کانال‌های مختلف فروش است. مسئله این است که سفارش خرید، سفارش فروش، موجودی قابل عرضه، حساب مشتری و دریافت وجه باید به یک جریان اطلاعاتی متصل باشند. هنگام انتخابنرم افزار حسابداری بازرگانی نیز بهتر است همین پیوستگی فرآیندها، نه صرفاً تعداد فرم‌ها و گزارش‌ها، مبنای ارزیابی قرار بگیرد.
از سفارش خرید تا فاکتور؛ هر سند باید سابقه مشخصی داشته باشد
در بسیاری از شرکت‌ها، خرید با دریافت پیشنهاد قیمت آغاز می‌شود و سپس به سفارش خرید، ورود کالا و ثبت فاکتور می‌رسد. در فروش نیز ممکن است ابتدا پیش‌فاکتور صادر شود، مشتری سفارش را تأیید کند و پس از آماده شدن کالا، فاکتور نهایی ثبت شود. اگر این مراحل جداگانه و بدون ارتباط نگهداری شوند، پیگیری تغییرات دشوار خواهد شد.
پارمیس استار امکان ثبت پیش‌فاکتور، سفارش و فاکتورهای خرید و فروش را فراهم می‌کند و ارتباط اسناد با مبنای اولیه حفظ می‌شود. ثبت فاکتور خدمات و ورود اطلاعات از Excel نیز برای سناریوهای مرتبط پیش‌بینی شده است. به این ترتیب، کاربر می‌تواند منشأ هر معامله را راحت‌تر دنبال کند.
موجودی انبار با موجودی قابل فروش تفاوت دارد
فرض کنید در انبار ۲۰۰ عدد از یک کالا وجود دارد، اما ۸۰ عدد آن برای سفارش‌های تأییدشده رزرو شده است. اعلام موجودی ۲۰۰ عددی به فروشنده، تصویر درستی از مقدار قابل عرضه به مشتری جدید نمی‌دهد. به همین دلیل، کنترل موجودی واقعی باید در کنار موجودی قابل فروش انجام شود.
در زیرسیستم بازرگانی پارمیس استار امکان مشاهده موجودی و رزرو یا بلوکه‌کردن کالا براساس سفارش‌ها وجود دارد. ارتباط با انبار نیز باعث می‌شود جابه‌جایی کالا بین انبارها و شعب قابل پیگیری باشد. البته در کارکرد آفلاین، اطلاعات جدید سایر کاربران تا زمان همگام‌سازی الزاماً در دستگاه دیده نمی‌شوند.
قیمت‌گذاری و تخفیف؛ یک قانون برای همه مشتریان کافی نیست
شرکت بازرگانی ممکن است برای عمده‌فروش، نماینده و خریدار عادی قیمت یا شرایط متفاوتی تعیین کند. طرح فروش ویژه یک گروه کالا نیز نباید بدون کنترل روی تمام فاکتورها اعمال شود؛ زیرا تخفیف نامتناسب می‌تواند حاشیه سود را کاهش دهد.
در پارمیس استار می‌توان فهرست قیمت و قواعد تخفیف را متناسب با شعب، مشتریان و شرایط فروش تعریف کرد. تخفیف‌های پلکانی، حجمی، شرطی و جشنواره‌های دارای بازه زمانی مشخص، همراه با اشانتیون، از امکانات قابل استفاده در این ساختارند. هدف، اجرای هماهنگ سیاست فروش است؛ نه افزایش دائمی تخفیف‌ها.
چند شعبه، چند انبار؛ اما یک تصویر مدیریتی
مدیریت فروش شعبه‌ای فقط جمع زدن فروش چند صندوق نیست. مدیر باید بداند هر شعبه چه مقدار موجودی دارد، کدام کالا در شعبه‌ای کمبود دارد و آیا انتقال از انبار دیگر به‌صرفه‌تر از خرید جدید است. تفاوت قیمت فروش و عملکرد شعب نیز در تصمیم‌گیری اهمیت دارد.
پارمیس استار امکان تعریف شعب و انبارهای مختلف، تعیین فهرست قیمت و تهیه گزارش تفکیکی از فروش و موجودی را فراهم می‌کند. درزیرسیستم بازرگانی پارمیس استار این اطلاعات در ارتباط با سفارش‌ها، فاکتورها و گردش کالا قرار می‌گیرند تا مقایسه شعب تنها به مبلغ فروش محدود نماند.
مدیریت مشتریان، بازاریاب‌ها و پیگیری فروش
در شرکت‌های دارای شبکه فروش، دانستن مبلغ کل فروش کافی نیست. مدیر می‌خواهد بداند کدام بازاریاب به اهداف خود نزدیک شده، چه مشتریانی خرید کمتری داشته‌اند و کدام مناطق ظرفیت توسعه دارند. ارزیابی پورسانت نیز باید بر مبنای اطلاعات روشن انجام شود.
پارمیس استار امکان تعریف مشتریان، تأمین‌کنندگان، بازاریاب‌ها و عاملان فروش، هدف‌گذاری و محاسبه پورسانت و گزارش عملکرد فروشندگان را دارد. ارتباط با CRM نیز کمک می‌کند فعالیت‌ها و فرصت‌های فروش در کنار سابقه معاملات مشتری بررسی شوند، بدون اینکه CRM با سیستم صدور فاکتور یکسان فرض شود.
فروش انجام شده، اما وجه آن چه زمانی دریافت می‌شود؟
افزایش مبلغ فاکتورهای فروش لزوماً به معنی بهبود نقدینگی نیست. ممکن است بخش مهمی از فروش اعتباری باشد و برخی مشتریان هنوز بدهی قبلی خود را تسویه نکرده باشند. از سوی دیگر، واحد خرید باید پرداخت‌های سررسیدشده تأمین‌کنندگان را هم پیگیری کند.
ارتباط بازرگانی با خزانه‌داری و حسابداری در پارمیس استار کمک می‌کند فاکتورها، دریافت‌ها، پرداخت‌ها و مانده حساب اشخاص در مسیری هماهنگ بررسی شوند. برای این منظورنرم افزار حسابداری و مالی باید بتواند اطلاعات معامله را به آثار مالی آن متصل کند؛ هرچند تأیید وصول وجه و کنترل حساب‌ها همچنان نیازمند نظارت واحد مالی است.
فروش فقط پشت میز یا در یک شعبه انجام نمی‌شود
بعضی سفارش‌ها در محل مشتری و توسط ویزیتور ثبت می‌شوند، برخی در فروشگاه حضوری شکل می‌گیرند و گروهی نیز از سایت اینترنتی می‌رسند. اگر هر کانال ابزار مستقلی داشته باشد، سفارش‌ها و موجودی ممکن است چند بار ثبت یا اصلاح شوند.
پارمیس اسمارت امکان ثبت سفارش و فاکتور را با موبایل، تبلت و تجهیزات سازگار و در عملیات پشتیبانی‌شده به‌صورت آنلاین یا آفلاین فراهم می‌کند. اتصال فروشگاه ووکامرسی از طریق افزونه اختصاصی یا API و سفارش‌گیری مستقیم مشتری از پرتال «سازمان همراه من» نیز از راهکارهای مکمل پارمیس استار هستند. هماهنگی اطلاعات به تنظیمات اتصال و تکمیل همگام‌سازی وابسته است.
گزارش سود کالا، فاکتور و مشتری چه کمکی می‌کند؟
دو مشتری ممکن است مبلغ خرید مشابهی داشته باشند، اما به دلیل تفاوت تخفیف، ترکیب کالاها و هزینه‌های مرتبط، حاشیه سود یکسانی ایجاد نکنند. همین مسئله درباره محصولات و شعب نیز صدق می‌کند. بنابراین گزارش مبلغ فروش به‌تنهایی معیار کافی برای تصمیم‌گیری نیست.
پارمیس استار امکان تهیه گزارش سود به تفکیک کالا، فاکتور و مشتری، بررسی ریز خرید و فروش و مشاهده گردش کالا را فراهم می‌کند. داشبوردهای مدیریتی تحت وب نیز به مدیر کمک می‌کنند روندها و اختلاف عملکرد را سریع‌تر ببیند؛ البته صحت محاسبه سود به ثبت درست قیمت تمام‌شده کالا و سایر اطلاعات مالی وابسته است.
جمع‌بندی؛ یکپارچگی باید در تصمیم‌های روزانه دیده شود
یک نرم‌افزار بازرگانی زمانی ارزش خود را نشان می‌دهد که کاربر بتواند از سفارش اولیه تا موجودی، فاکتور و تسویه‌حساب، مسیر یک معامله را دنبال کند. پارمیس استار با ارتباط خرید، فروش، انبار، حسابداری و خزانه و امکانات مکملی مانند CRM و فروش چندکاناله، این مسیر را در ساختاری مشترک مدیریت می‌کند.
برای انتخاب نسخه مناسب، بهتر است یک سفارش واقعی شرکت را در دمو اجرا کنید: از ثبت سفارش و رزرو کالا تا فاکتور، دریافت وجه و گزارش سود. نتیجه این آزمایش روشن می‌کند سیستم تا چه اندازه با تعداد شعب، شیوه فروش و پیچیدگی عملیات شما هماهنگ است.
