راهنمایی برای تدوین نامه افزایش حقوق در محل کار

 نامه افزایش حقوق چیست؟

به گزارش AIHR.COM، نامه افزایش حقوق یک سند رسمی است که کارفرما ارائه می‌کند تا افزایش حقوق کارکنان را اعلام کند. این نامه معمولا توسط بخش منابع انسانی صادر می‌شود و به‌‌‌عنوان یک مدرک رسمی جهت تنظیم حقوق عمل می‌کند. نامه افزایش حقوق، جزئیات مربوط به دستمزد جدید و تاریخ لازم‌‌‌الاجرا شدن افزایش را به فرد ابلاغ می‌کند.

این نامه معمولا دلیل افزایش حقوق را هم مشخص می‌کند و ممکن است منعکس‌‌‌کننده شناخت کارفرما از ارزشی که نیروی کار برای شرکت دارد، عملکرد وی یا تغییرات در بازار باشد.

نامه افزایش حقوق، وجود شفافیت بین نیروی کار و کارفرما در مورد حقوق و دستمزد را تضمین می‌کند. همچنین می‌تواند به عنوان یک ابزار انگیزشی عالی استفاده شود و بر رضایت شغلی کارکنان و وفاداری شرکت تاثیر مثبت بگذارد.

بر اساس نظرسنجی تازه وب‌سایت «گلسدور» که محرک‌‌‌های کلیدی رضایت کارکنان را اندازه‌‌‌گیری می‌کند، فرهنگ و ارزش‌‌‌ها با ۱۸.۴‌درصد در صدر لیست قرار دارند و پاداش و مزایا با ۱۰.۹‌درصد در رتبه آخر است.

 با این حال، گلسدور به این نکته اشاره می‌کند که ممکن است پرداخت حقوق و دستمزد مناسب مساله‌ای اساسی در میزان رضایت کارکنان نباشد، اما برای استخدام‌‌‌های جدید بسیار مهم است.

شما به عنوان یک متخصص منابع انسانی می‌توانید از نامه افزایش حقوق برای همسو کردن نیروی کار با فرهنگ و ارزش‌‌‌های شرکت استفاده کنید و کاری کنید که کارکنان احساس ارزشمند بودن و دیده شدن کنند.

اجازه دهید نگاهی داشته باشیم به موقعیت‌‌‌های مختلفی که می‌توان از نامه‌‌‌‌‌‌های افزایش حقوق و دستمزد استفاده کرد و اینکه شما به‌‌‌عنوان متخصص منابع انسانی چگونه می‌توانید از این موقعیت‌‌‌ها بیشترین استفاده را داشته باشید:

  بررسی عملکرد سالانه: مرتبط کردن افزایش حقوق و دستمزد با نتایج عملکرد، روشی ملموس و قابل سنجش برای پیگیری این نکته است که یک نیروی کار چقدر به شاخص‌‌‌های کلیدی علمکرد خود (KPIs)  دست یافته است. نامه افزایش حقوق به همراه پاداش، همچنین راه بسیار خوبی برای تشکر و قدردانی شما از کارکنان است.

  افزایش‌‌‌های مبتنی بر شایستگی: کارفرمایان ممکن است به کارکنان برای عملکرد فوق‌‌‌العاده، دستاوردها یا مشارکت‌‌‌هایی که فراتر از وظایف شغلی عادی آنهاست، از طریق افزایش حقوق پاداش دهند. این کار لزوما نیازی به همسویی با بررسی عملکرد ندارد.

  ترفیع: وقتی فردی ارتقای شغلی پیدا می‌کند، نامه افزایش حقوق برای انعکاس مسوولیت‌‌‌های جدید او صادر می‌شود. این یک روش قابل اندازه‌‌‌گیری برای اطمینان از توافق کارفرما و نیروی کار در مورد دامنه شغلی جدید، همسو با پاداش و مزایای جدید است.

  تغییرات شغلی: در صورتی که فرد به نقش دیگری در شرکت منتقل شود، نامه افزایش حقوق، دریافتی بالاتر او را تضمین و این انتقال را رسمی می‌کند.

  تنظیم بازار: شرکت‌ها ممکن است برای همسویی با نرخ‌های فعلی بازار حقوق‌‌‌ها را برای نقش‌‌‌های خاص تنظیم کنند تا رقابتی باقی بمانند و استعدادها را حفظ کنند.

  تنظیم هزینه زندگی: برای تطبیق با تورم یا تغییرات در هزینه زندگی، کارفرمایان ممکن است افزایش حقوق را ارائه دهند تا اطمینان حاصل شود که درآمد کارکنان برای رفع نیازهای آنها کافی است.

  افزایش قراردادی: در برخی موارد، افزایش حقوق در قراردادهای کاری یا قراردادهای دسته‌‌‌جمعی از پیش تعیین شده است و با اعمال این افزایش‌‌‌ها نامه افزایش حقوق ارائه می‌شود.

 چگونه یک نامه افزایش حقوق بنویسیم؟

گام اول: نامه خود را طراحی کنید. یادداشت کنید چه کسانی نامه را دریافت خواهند کرد، چرا مشمول افزایش حقوق هستند و این افزایش چقدر خواهد بود. مواردی را که باید در نامه افزایش حقوق لحاظ شود، مانند تاریخ افزایش حقوق جدید، مسوولیت‌‌‌های شغلی جدید یا هر اطلاعات دیگری که مختص فرد مورد نظر است، با مدیران عملیاتی بررسی کنید.

گام دوم: یک طرح کلی برای نامه ایجاد کنید. یک ساختار شفاف برای تنظیم نامه حقوق ایجاد کنید. برای این کار با یک پاراگراف آغازین شروع کنید، به‌دنبال آن متن نامه که در آن نکات اصلی توضیح داده شده است، و با یک بخش پایانی که به فرد تبریک گفته می‌شود یا هر گونه اطلاعات اضافی را ارائه می‌دهد، آن را تمام کنید.

گام سوم: نوشتن نامه افزایش حقوق. زمان آن فرارسیده که نکات کلیدی خود را مشخص کنید و ارتباط نوشتاری ایجاد کنید. اطمینان حاصل کنید که تمام موضوعات کلیدی کامل هستند:

  نامه را با خطاب به نیروی کار، از جمله نام شرکت، آدرس و تاریخ ارسال شروع کنید.

  یک مقدمه مختصر در یک پاراگراف ایجاد کنید تا مضمون نامه را تنظیم کنید و نکات اصلی را برجسته کنید.

  متن نامه را برای توضیح افزایش حقوق، شامل جزئیاتی مانند ‌درصد افزایش، حقوق قبلی و حقوق جدید تدوین کنید.

  در مرحله بعد، دلیل افزایش را توضیح دهید. یا عملکرد کلیدی فرد و نحوه دریافت پاداش، تغییر در موقعیت و مسوولیت‌‌‌های شغلی، یا واکنش به تغییرات بازار را برجسته کنید.

  پاراگراف نتیجه‌‌‌گیری را بنویسید. تاریخ شروع افزایش حقوق و اطلاعات تماس شخصی را که فرد می‌تواند در رابطه با مراحل اداری سوالاتش را از او بپرسد درج کنید.

گام چهارم: نامه را تصحیح کنید. نامه خود را با دقت بخوانید، آن را اصلاح کنید و در صورت نیاز تغییراتی در آن ایجاد کنید. همچنین باید از یکی از اعضای تیم بخواهید که نامه را بخواند، زیرا آنها می‌توانند دیدگاه جدیدی در مورد جزئیات ارائه دهند و به طور بالقوه متوجه هرگونه شکاف یا اشتباه شوند.

 نکاتی برای نوشتن نامه افزایش حقوق عالی

  از ابهام در مورد میزان افزایش حقوق و تاریخ اجرایی شدن آن خودداری کنید.

  از یک لحن مثبت برای افزایش ارزش نیروی کار برای شرکت استفاده کنید.

  به فرد یادآوری کنید که جزئیات افزایش حقوق محرمانه است.

  نامه را برای هر گونه اشتباه املایی یا دستوری بررسی کنید تا حرفه‌‌‌ای باشید.

  نامه افزایش حقوق را به موقع و ترجیحا بلافاصله پس از هرگونه ارتباط شفاهی در مورد افزایش حقوق تحویل دهید.